Журнал выдачи документов под роспись образец

Организация разрабатывает и утверждает внутренними документами порядок. Остаток денег сдаётся обратно старшему кассиру под его роспись. Обзор форма для загрузки Журнал учета движения путевых листов (форма №8). Рукцией о порядке выдачи документов государственного образца о.

Правильно оформленные карточки (РКК) оцениваются на «зачтено». Неправильно оформленные карточки РКК направляются на доработку. Организацию документооборота: прием, обработку, регистрацию, контроль, хранение документов, номенклатуру дел. А также срок исполнения документа.

Вид передачи документа (почтой, факсом и т. Таким образом, количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных подразделениях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Реквизитам (заголовок к тексту, наименование вида документа, дата, номер и т.

Поисковый запрос может содержать любую комбинацию реквизитов и элементов текста.

Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации о деятельности организации. По мере исполнения карточки из разделов первой части с соответствующими отметками перемещаются в соответствующий раздел или рубрику второй части картотеки. Чтобы не потерять порядок номеров при традиционной карточной системе регистрации, обычно применяются дополнительные рабочие таблицы-шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах.

В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и местах хранения документов. Документов в дела, служит номен­клатура дел. Организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Журнал учета справок и копий документов

Го­воря, номенклатура дел — это простейший классификатор, поз­воляющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, орга­низации, предприятии, фирме и охватывать все документы, со­здаваемые в процессе их деятельности.

Номенклатуры дел быва­ют трех видов: конкретные, или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); типовые и примерные. Индивидуальная номенклатура дел может быть составлена для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения.

В небольших учрежде­ниях, не имеющих структурного деления, и в структурных под­разделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года.

Журнал учета справок и копий документов

В крупном учреж­дении номенклатуры дел структурных подразделений объединя­ются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет струк­турную схему построения, в которой названиями частей (класса­ми) являются наименования структурных подразделений.

Каждая организация обязана иметь смою конкретную (индиви­дуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале с тем, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следу­ющего года ее можно было бы ввести в действие. Основные правила работы ведомственных архивов указы­вают, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории ор­ганизаций, единую индексацию этих дел в отрасли (системе) и являются нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекоменда­тельный характер. Разрабатываются типовые и примерные номенклатуры дел вышестоящими организациями для своих подведомственных ор­ганизаций.

Только руково­дитель и ведущие специалисты могут перечислить полный круг вопросов, которыми будет заниматься структурное подразделение в течение предстоящего года, и категории документов, отража­ющих эту деятельность. На их базе работники делопроизводствен­ной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения.

К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты. Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методичес­кими документами — Государственной системой документационного обеспечения управления, Основными правилами работы ведомственных архивов — и изучить методические материалы по их разработке.

Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспек­тивные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенкла­туры являются совокупность документов, как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения.

В neрвoй графе проставляется индекс дела, включенного в но­менклатуру.

Он состоит из двух частей — обозначения структур­ного подразделения и порядкового номера дела в пределах струк­турного подразделения. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в струк­турном подразделении дополнительных непредусмотренных за­ранее дел, если такие появятся в течение года.

Но вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества докумен­тов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется третья графа. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомствен­ного), в соответствии с которым срок установлен.

Если дело фор­мируется из документов, сроки хранения которых не предусмот­рены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архивом и экспертной комиссией (ЭК) учреждения. Пятая графа заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки об уничтожении дел, о передаче дел в архив, незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год, и т.

Журнал учета и выдачи документации поверочного органа

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одо­бряется ЭК учреждения, визируется заведующим ведомственным архивом, после чего направляется на согласование в государст­венный архив, если документы поступают на государственное хранение.

После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреждения. Если учреждение не сдает документы на государственное хра­нение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК выше­стоящей организации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в четырех экземплярах: первый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй — в государственном архиве, с кото­рым она согласовывалась, третий — в ведомственном архиве, чет­вертый экземпляр является рабочим и в виде выписок (разделов номенклатур) направляется в структурные подразделения для за­ведения по ним дел.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Однако не реже одного раза в пять лет номенклатура подлежит составлению и согласованию заново.

В течение года утвержденная номенклатура дел может дополняться новыми, не предусмотрен­ными делами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел. Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутренней дверце шкафа, где хранятся дела; с его помощью мож­но быстро установить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только правильно составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа. Исполненных документов в учреждении накапливается много. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы, как уже упоминалось, после их исполнения группируют в дела, т.

Формированиедела определяется как отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела. Распределение документов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Основными нормативными документами, которыми необхо­димо пользоваться сегодня при организации работы по форми­рованию, оформлению и хранению дел являются Основные пра­вила работы ведомственных архивов и Государственная система документационного обеспечения управления.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть на основании указанных нормативных актов изложен в инструкции по делопроизводству конкретного учреждения с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных ка­тегорий дел.

Журнал учета справок и копий документов

Этой инструкцией должны руководствоваться работ­ники учреждения, ответственные за формирование и хранение дел. Формируют и хранят дела в структурных подразделениях по месту образования документов. В небольших учреждениях дела централизованно формирует и хранит секретарь.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каждое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заведена папка — папка-скоросшиватель или папка-ре­гистратор. Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразде­лениях систематически, ежедневно в течение всего года.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполне­нии и помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. Документы включаются в дело только в одном экземпляре, Черновики, размноженные копии в дело не подшиваются.

Исключение могут составлять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание пер­вых экземпляров. Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм (око­ло 250 листов).

Если документов больше, дело разделяется на два тома или более. При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важнейшим из них является группировка в отдельные дела доку­ментов постоянного и временного хранения. Лишь в исключи­тельных случаях документы разных сроков хранения, но связан­ные с рассмотрением одного вопроса, помешают в одну папку, однако после принятия решения и окончания дела документы переформируются.

Документы формируются в дело только за один календарный год. Исключение из этого правила составляют переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются втечение всего периода работы лица в учреждении, а также выборных органов и их постоянных комиссий, формируемые в дела за период их созыва.

Внутри дела документы систематизируются в вопросно-логи­ческом, хронологическом, алфавитном и нумерационном поряд­ке, но возможны сочетания и комбинации. Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структур­ных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреж­дения.

Журнал учета справок и копий документов

В небольшой фирме дела хранятся секретарем. Дела должны размещаться в запирающихся шкафах, сейфах или элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и света. Для обеспечения быстрого поиска нужного дела они распола­гаются на полках вертикально.

На внутренней дверце шкафа при­крепляется номенклатура дел.

На корешке каждого дела указыва­ется его индекс по номенклатуре.